Dokumentenmanagement - DMS

Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Unternehmen und andere Organisationen können alle wichtigen Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem (kurz „DMS“) hinterlegen, archivieren und schnell wiederfinden. Viele CRM-Lösungen (Customer Relationship Management Lösungen) beinhalten ein Dokumentenmanagementsystem.

Vorteile von elektronischem Dokumentenmanagement

Mit größer werdender Informationsflut wächst die Nachfrage nach intelligentem Dokumentenmanagement, da es Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet:

  • Elektronische DMS können deutlich leichter und schneller nach bestimmen Schlagworten durchsucht werden.
  • Das Dokumentenmanagementsystem kann automatisiert Backups aller Dokumente und Daten erstellen und diese verteilt auf verschiedenen Servern speichern, so dass die Inhalte sicher für die Zukunft gelagert sind.
  • Mitarbeiter an verschiedenen Standorten können problemlos im DMS auf alle wichtigen Dokumente zugreifen und innerhalb eines Teams können Dokumente und Informationen, zum Beispiel Adressdaten von Kunden, ausgetauscht werden. Dies hat für das Kundenmanagement enorme Vorteile.
  • Durch ein DMS werden der Umlauf und die Archivierung von Papierdokumenten reduziert.
  • Datenspeicherung in einem professionellen DMS entspricht der Gesetzgebung zur Aufbewahrung wichtiger Verträge und Dokumente.

DMS und ECM

Dokumentenmanagementsysteme werden aufgrund steigender Marktanforderungen stetig komplexer und haben sich mittlerweile zu umfassenden Enterprise-Content-Management-Lösungen entwickelt (kurz „ECM“). ECM-Lösungen bilden den gesamten Dokumenten-Kreislauf ab. Ein ECM-System umfasst unter anderem die Erfassung eines Dokuments (zum Beispiel durch Scanning und Texterkennung), die Dokumentenverwaltung,
Email-Archivierung, Suchmechanismen, den reibungslosen Abgleich verschiedener Versionen eines Dokuments und problemlosen Zugriff auf jedes Dokument durch verschiedene Anwender mit unterschiedlichen Endgeräten.