Kundenakte

Was ist eine Kundenakte?

In einer Kundenakte werden sämtliche Informationen zu Kunden im CRM (Customer Relationship Management) gesammelt und gemeinsam gespeichert oder im Archiv abgelegt. Dazu gehören sowohl allgemeine Informationen zum Kunden wie Adressdaten, als auch Dokumente wie Berichte über Bestellungen, gekaufte Produkte, sowie Informationen zu aktuellen Aktivitäten wie Mails, Telefonate inklusive Telefonnotizen. Auf einen Blick können Unternehmen und dessen Mitarbeiter alle wichtigen Informationen zu einem Kunden in einer Übersicht einsehen. Unternehmen nutzen die Kundenakte für das gezielte Kundenmanagement und für die Verbesserung von Kundenbeziehungen (Kundenbindung). Partner können somit langfristig gebunden und neue Referenzen gewonnen werden.

Die digitale Kundenakte im Dokumentenmanagement

Digitale Lösungen im Kundenmanagement erleichtern das Arbeiten im Dokumentenmanagement. Elektronische Kundenakten oder auch die Personalakte werden digital mithilfe einer CRM Software erstellt und verwaltet. Egal, ob das Unternehmen in Deutschland verschiedene Standorte hat oder mehrere Mitarbeiter mit einem Kunden in Kontakt stehen – Durch eine digitale Kundenakte kann jeder Mitarbeiter auf die Informationen und Kundendaten zugreifen. Die Verwaltung in der Cloud hat zudem den Vorteil, das digitalen Daten und Kontakte gemeinsam von allen Mitarbeitern aktuell gehalten werden.

Mehr als nur eine digitale Kundenakte

Die Einführung einer CRM Lösung optimiert nicht nur das digitale Dokumentenmanagement, sondern hilft Unternehmen auch beim Management ihrer Projekte und Aufgaben. Neben Kundendaten können im CRM auch wichtige Informationen zu allen Projekten und Prozessen hinterlegt und gemeinsam verwaltet werden: zum Beispiel das Erreichen von Milestones, das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben, die Verwaltung der Projektressourcen und gemeinsam erstellter und benötigter Projekt-Dokumente. Somit ist das CRM nicht nur wichtig für den Vertrieb und den Kundenservice, sondern kann ebenso wertvoll für das elektronische Controlling und Projektmanagement sein.