Terminverwaltung

Was macht eine gute Terminverwaltung aus?

Mit einer übersichtlichen Terminverwaltung sind stets alle aktuellen und künftigen Termine im Blick. Eine Terminverwaltung kann über klassische Terminplaner auf Papier erfolgen oder über elektronische und meist mobile Tools wie das Smartphone und entsprechende Organisationssoftware. Wichtig ist, dass das zur Termin- und Aufgabenverwaltung verwendete Programm zu den beruflichen und individuellen Anforderungen des Nutzers passt.

Vorteile elektronischer Terminverwaltung

Besonders Unternehmen profitieren von einer einheitlichen Software zur Verwaltung aller Mitarbeiter-Termine. Dadurch können sie interne Termine und Kundentermine einfacher managen. Eine professionelle Terminplaner-Software erinnert automatisch an Termine - dadurch vergisst der Nutzer diese weniger häufig und es findet eine gewisse Strukturierung der Tagesaufgaben statt.

Mitarbeiter können mit Hilfe einer passenden Software Termine erstellen, annehmen und ablehnen. Es besteht auch die Möglichkeit, Serientermine einzustellen, beispielsweise für wöchentliche Meetings. So organisiert eine Firma die ihr zur Verfügung stehende Zeit und nutzt sie sinnvoll.

Klassische Terminplaner aus Papier haben gegenüber elektronischen Software-Alternativen zahlreiche Nachteile. Zum Beispiel besitzen sie keine Erinnerungsfunktion und auch die Abstimmung mit Kollegen ist umständlicher, da erst eine vorherige Rücksprache stattfinden muss. Bei der Nutzung von klassischen Terminplanern kommt es häufig zu Missverständnissen, beispielsweise wenn Termine unleserlich eingetragen sind.

Funktionen von CRM-Software für die Terminverwaltung

Es empfiehlt sich für jedes Unternehmen, mit Hilfe einer CRM Software (Customer Relationship Management Software) Termine zu verwalten. Eine Terminverwaltungs- und Arbeitszeitmanagementlösung stellt eine enorme Erleichterung im Arbeitsalltag dar. Firmen müssen, zum Beispiel im Bereich der Kundenakquise, alle Termine mit Interessenten im Blick behalten und die Vertriebs-Mitarbeiter optimal auslasten – ohne sie zu überlasten. Ohne eine gute CRM-Lösung kann es passieren, dass Mitarbeiter für zwei Termine gleichzeitig eingeplant werden. Eine Überschneidungsprüfung und eine Suche nach freien Terminen finden über die Software statt. Ein verpasster Termin – aufgrund einer schlechten Terminverwaltung - kann möglicherweise dazu führen, dass ein interessanter Lead abspringt.