Zeitmanagement

Zeitmanagement: Die Definition

Zeitmanagement wird als organisatorische Aufgabe gesehen, mit deren Erfüllung es möglich ist, Aufgaben in der dafür vorgesehenen Zeit zu erledigen.
Mit einem guten Zeitmanagement können Fristen eingehalten werden. Gleichzeitig soll der Aufwand für eine Tätigkeit vertretbar bleiben. Ein hoher Aufwand, Stress und das Überschreiten der Deadline werden als schlechtes Zeitmanagement angesehen.

Zeitmanagement: Was ist das genau?

Im Vertriebsprozess muss eine Vielzahl von Aufgaben täglich fristgerecht erledigt werden. Das Zeitmanagement umfasst dabei alle Tätigkeiten und Vorgänge, die dazu führen, dass Aufgaben termingerecht abgearbeitet werden können. Dies fällt somit in den Bereich der Organisation des Unternehmens. Der Einzelne soll ebenso wie das ganze Team bestimmte Planungs- und Arbeitstechniken anwenden, mit deren Hilfe Termine eingehalten werden können. Zeitwirtschaft fällt in das Gebiet des Selbstmanagements, kann aber durch geeignete Hilfsmittel unterstützt werden. Dazu zählen beispielsweise Tages- und Wochenpläne, Meilensteine, Fortschrittslisten für Projekte, Übersichten über Deadlines verschiedener Projekte und andere Planungshilfen. Gleichzeitig sind Teamübersichten und Listen über Verantwortlichkeiten zu einzelnen Projekten hilfreich.

Zeitmanagement: Zeitdieben auf der Spur

Durch ein gutes Zeitmanagement ist es möglich, Zeitdieben auf die Spur zu kommen. Es muss herausgefunden werden, warum eine Aufgabe nicht in der dafür vorgesehenen Zeit zu erledigen war bzw. warum Termindruck entsteht. Die gesamte Tagesplanung sollte sich an der Dringlichkeit der Aufgaben orientieren. Gerade der Vertrieb hängt hier eng mit der Kundenbetreuung zusammen – Kunden erwarten eine pünktliche Lieferung von Produkten oder Leistungen. Bekommen sie diese nicht, werden sie sich einem anderen Unternehmen zuwenden. Tag für Tag muss daher eine Priorisierung stattfinden, an der sich wiederum die gesamte Zeitwirtschaft orientiert. Zeitdiebe sind vor allem E-Mails, Telefongespräche – und auch die Kollegen. Alle Ablenkungsmöglichkeiten stehlen die Zeit, die in die Bearbeitung der Projekte und Aufträge investiert werden sollte.

Zeitmanagement mittels CRM-Software

Die gesamte Zeitplanung wird im Groben in eine Aufgabenliste und die Wochen- bzw. Tagesplanung unterteilt. Wer nicht nur handschriftlich Planungen erstellen möchte, sollte die Vertriebsunterstützung in Form einer guten CRM Software wählen. CRM steht für Customer Relationship Management und dient dem Kundenmanagement, aber auch der Vertriebsunterstützung, dem Zeit- und Kampagnenmanagement.

Durch die Software, die auch als Mobile CRM erhältlich ist, werden Planungsaufgaben erleichtert. Übersichtlich können (über)fällige Termine dargestellt werden, welche nach dem Ampelprinzip zu differenzieren sind. Daten werden aufgenommen, aus den jeweiligen Zeiten können Analysen erstellt werden. So finden sich Zeitfresser, die einer Optimierung bedürfen. Durch eine konsequente Anwendung der CRM-Software wird die gesamte Zeitwirtschaft verbessert und das Selbstmanagement der Vertriebsmitarbeiter positiv beeinflusst. Abweichungen, die zwischen geplanten und tatsächlich existenten Zeiten herausgefunden werden, sind analysierbar und für die Zukunft zu vermeiden. Nicht zuletzt wird die Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters durch die CRM Software besser kontrollierbar.